離職証明書の書き方2026｜会社が書く欄と離職理由の選び方

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退職者が出ると、会社は雇用保険被保険者資格喪失届に「雇用保険被保険者離職証明書」を添えてハローワークへ提出します。この様式は3枚1組で、離職証明書（事業主控）・離職証明書（安定所提出用）・離職票－2を複写によって同時に記載します。欄数は多いものの、事業主が責任を負う範囲は⑤欄・⑦欄と、⑧欄から⑭欄までの「離職の日以前の賃金支払状況等」に集約されます。とくに⑦欄で選んだ離職理由は、退職者の給付制限が1か月か3か月か、所定給付日数が90日か330日かまで左右します。しかも離職理由を虚偽記載した事業主は、不正受給した本人と連帯して返還・納付命令（3倍返し）の対象になります。本記事は厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」と雇用保険業務取扱要領の記述だけを根拠に、事業主が埋める欄を欄番号どおりに並べ、安定所が付す離職区分コードと給付制限・所定給付日数の対応を一次資料から突き合わせました。離職者本人が書く欄は本記事では扱いません（本人側の記入は離職票－2で本人が書く3か所の解説へ）。

離職証明書は、会社がどこまで書く書類ですか？

事業主が記載するのは①〜④欄（被保険者番号・事業所番号・離職者氏名・離職年月日）、⑤欄（事業所名称・所在地・電話番号）、事業主の住所・氏名欄、⑦欄（離職理由）、そして⑧欄から⑭欄までの「離職の日以前の賃金支払状況等」です。⑮欄・⑯欄は事業主が書く欄ではなく、離職者本人に内容を確認させて氏名を記載させる欄で、※欄は「記載しないで下さい」と明記されています（厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」2(13)）。社会保険労務士記載欄は、社会保険労務士が作成した場合にのみ記載します。なお⑯欄の本人記載について、業務取扱要領21454(4)ハは「記名押印又は自筆署名を行い」と書いていますが、2021年4月版の「注意」は押印に触れていません。押印の要否は資料間で記述が分かれるため、管轄のハローワークで確認してください。

3枚を複写で同時に記載する構造なので、書いた内容はそのまま離職票－2へ写ります。「注意」2(14)は社会保険労務士記載欄について「離職票－２を重ねて記載すると、そのまま複写されてしまいますので、注意して下さい」と注意を促しています（⑮欄・⑯欄は第2葉目で本人に書かせる欄なので、こちらは複写されて構いません）。入社時の届出とセットで整えておきたい会社は雇用保険被保険者資格取得届の書き方も先に確認しておくと、番号欄の転記ミスが減ります。休職者が退職した場合は傷病手当金の会社側対応（事業主証明）と⑬欄の記載が連動します。まず自社にどの手続きが発生するのかを整理したい場合は支援制度の診断ページで当たりをつけてから読み進めてください。

離職証明書の⑨欄・⑪欄・⑫欄は、賃金台帳と出勤簿の数字をそのまま拾う欄です。給与計算がExcelで属人化していると、欠勤控除のあった月の基礎日数と賃金額の突き合わせに毎回時間が溶けます。クラウド会計・給与で賃金台帳を月次で固定できていれば、退職者が出た日に⑩〜⑫欄の転記が終わります。

向いている人

• 経理・給与担当が1〜2名で、賃金台帳と出勤簿が別ファイルに散っている中小企業
• 入退社が年に数回あり、そのたびに過去12か月分の賃金を手集計している会社
• ⑬欄に書く休業手当や欠勤控除の履歴を、月次で追える形に残しておきたい会社

向いていない人

• 離職証明書の作成そのものを代行してほしい人（会計ソフトの機能ではありません。代行は社会保険労務士の業務です）
• 離職理由の判定や特定受給資格者該当性を判断してほしい人（最終判定はハローワークが行います）
• 既に給与計算をアウトソースしており、賃金台帳の出力に困っていない会社

賃金台帳を月次で固定してから⑫欄の転記を始める

提出期限はいつまでで、遅れると何が起きますか？

期限は離職した翌々日から10日以内です。「注意」1(1)は、事業主は資格喪失届に離職証明書を添えて提出し、資格喪失届は労働者が離職した翌々日から10日以内に公共職業安定所に提出しなければならないと定めています。離職日が2026年8月30日なら、資格喪失日は翌日の8月31日、その翌日9月1日から起算して10日目の2026年9月10日が期限です。

提出時には、⑧欄から⑭欄の賃金支払状況等を確認できる資料（賃金台帳、労働者名簿、出勤簿等）と、⑦欄の離職理由を確認できる資料を持参します。持参資料は離職理由の項目ごとに指定されており、たとえば解雇なら解雇予告通知書・退職証明書・就業規則、契約期間満了なら労働契約書・雇入通知書・契約更新の通知書・タイムカードです（「注意」【離職理由の各項目の内容】）。

離職票の交付を希望しない旨を資格喪失届の⑦欄に「2」と記載する場合は、離職証明書の提出自体が不要です。ただし提出しなかった場合でも、その後に離職者から交付の請求があったときは離職証明書を作成して交付しなければなりません（「注意」1(3)）。「本人が要らないと言ったから作らない」で終わらせられない点が実務の落とし穴です。

事業主が埋める欄を、欄番号どおりに並べるとどうなるか

以下は厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」と雇用保険業務取扱要領21454の記述から、事業主が記載する欄だけを欄番号順に整理したものです。欄名は公式表記のままです。

⑦欄には、どんな選択肢が並んでいますか？

⑦欄の選択肢は1〜6の6区分で、そのうち1つだけに○を付けます。以下は「注意」の【離職理由の各項目の内容】に印字された項目名をそのまま並べたものです。区分の中に空欄や選択項目があるものは、そこも埋めないと差し戻しになります。

3の(2)は、派遣事業に雇用される労働者のうち常時雇用される労働者以外のときは②に、それ以外の労働者は①に記載します（業務取扱要領21454(4)(ハ)ｂ）。②で「a)」と記載した場合は、加えて4又は5についても記載します。2の定年で、定年後の継続雇用が有期契約により行われ、その有期契約期間の満了により離職した場合は2ではなく3の①又は②になる点も「注意」が明示しています。

関連する雇用保険の手続きはどれを押さえるべきか

離職証明書は単体では終わりません。1人の退職に対して、会社側は資格喪失届と離職証明書、健康保険の資格喪失と扶養の異動、住民税の異動届が同時に走ります。退職者側では離職票の提出、受給資格の決定、失業の認定という手続きが続き、そのどれもが離職証明書の⑦欄・⑫欄の数字を出発点にしています。とくに⑫欄の賃金額は基本手当日額の計算基礎になり、再就職後の給付にまで影響します。会社の担当者が「離職証明書を出したら終わり」と考えていると、退職者からの問い合わせに答えられません。下のカードは離職証明書を出したあとに続く手続きを、事業主側と本人側に分けて並べたものです。自社にどれが発生するかを先に把握しておくと、退職日から10日という短い期限のなかで手戻りが減ります。

離職票－2で本人が書く3か所⑦欄の離職者記入欄・具体的事情記載欄（離職者用）・⑰欄。事業主が書く欄と主語が逆。退職者に渡すときの説明用
雇用保険被保険者資格取得届の書き方入社時の届出。被保険者番号・事業所番号の欄が離職証明書①〜②欄に直結
失業認定申告書の書き方給付制限期間中も認定日がある場合の申告。退職者から質問されやすい書類
再就職手当 支給申請書の書き方早期再就職した退職者の申請に、会社が証明する欄がある
傷病手当金の会社側対応（事業主証明）休職を経て退職した場合。⑬欄の傷病名記載と証明書の整合を取る
健康保険 被扶養者異動届の書き方退職に伴う扶養の外れ・入り。離職証明書と同時期に発生する届出
就業促進定着手当の計算と申請書再就職後の賃金低下分を補う手当。⑫欄の賃金額が基礎になる
教育訓練支援給付金2026（基本手当日額の60％）離職後に訓練を受ける退職者向け。給付制限の解除とも関係する

会社の管轄や業種を問わず横断で探したい場合は人材育成・雇用カテゴリの一覧、地域別は全国対象の制度一覧から辿れます。定年退職者の手続きは高年齢求職者給付金2026と高年齢雇用継続給付 2026年改定を、育児・介護での退職は育児休業給付金 支給申請書の書き方と介護休業給付金 支給申請書の書き方を併読してください。

⑦欄の選択は、給付制限と所定給付日数にどう跳ね返るのか

結論から言うと、事業主が⑦欄で選ぶのは1〜6の区分だけで、1A〜5Eの離職区分コードは安定所が付けます。事業主がコードを書く欄はありません。ただし⑦欄と具体的事情記載欄の内容がコードを決める材料になるため、対応関係を知らずに書くと退職者の給付が1か月分ずれます。

離職区分コードの定義は雇用保険業務取扱要領21503ロ(ハ)に列挙されています。給付制限期間は同要領52205-1、所定給付日数はハローワークインターネットサービス「基本手当の所定給付日数」が根拠です。「手厚い表」は特定受給資格者及び一部の特定理由離職者の表、「通常の表」は1及び3以外の離職者の表を指します。

所定給付日数の実額も押さえておくと、退職者への説明で数字が食い違いません。以下はハローワークインターネットサービスの表そのままです。

賃金支払基礎日数11日以上の月を12か月そろえる、という作業の実際

⑧欄のＡ欄は暦月で区切りません。「離職日の翌日」に応当する日（喪失応当日）で1か月ずつ区切り、応当日がない月はその月の末日を使います。最上段の左側には「離職日の翌日」の属する月の前月の喪失応当日を書き、右側にはすぐ上の段の左側の月日の前日を書きます（「注意」2(2)イ(ﾛ)(ﾊ)）。

離職日を2026年8月30日とすると、離職日の翌日は8月31日なので喪失応当日は各月の31日、31日がない月は末日です。実際に12段そろえると次のようになります（各段の賃金支払基礎日数がすべて11日以上である場合）。

1段目の右側が離職日そのもの（8月30日）になる点を確認してください。離職日の翌日8月31日の前日が8月30日だからです。12段目は2025年8月31日〜9月29日で、ここまで遡って被保険者期間が通算12か月になります。基礎日数が11日に満たない段は被保険者期間に数えないため、その分さらに遡ります。11日に満たない期間については、その期間の賃金支払の基礎となった時間数を⑬欄に記載します（「注意」2(2)イ(ﾛ)図中の指示）。

申請でよくある不採択・落とし穴

離職証明書は審査に落ちる書類ではありませんが、記載の不備は差し戻しと離職票の交付遅延を生み、最悪の場合は事業主が処分の対象になります。頻出する失敗を、一次資料の根拠つきで並べます。

1. 離職理由の虚偽記載。事業主が離職理由について虚偽の記載を行った場合、偽りその他不正の行為をしたものとして、虚偽の離職理由に基づき不正に受給した者と連帯して不正受給金の返還・納付命令（3倍返し）の対象となり、詐欺罪等として刑罰に処せられる場合があります（「注意」末尾）。ここは注意点というより刑事のリスクです。
2. 具体的事情記載欄（事業主用）の空欄。様式に「必ず記載してください」と印字されている欄です。ここが空だと安定所が離職理由を判定できず差し戻しになります。5の(2)（労働者の個人的な事情による離職）でも、離職者から把握している範囲で可能な限り具体的事情を書きます。
3. 3の(2)で「労働者から契約の更新又は延長」の選択を飛ばす。希望の申出を受ける機会がなかった場合は「希望に関する申出はなかった」に○を付け、その経緯を具体的事情記載欄に書きます。この選択が2A・2B・2C・2Dの分岐を決めます。
4. 賞与を⑫欄に入れる／通勤手当の一括支給を按分しない。賞与その他臨時の賃金は⑫欄に記載しません。数か月分一括支給された通勤手当等は対象月数で除して各月に加算します（「注意」2(7)）。ここを誤ると賃金日額が過大・過小になり、退職者の基本手当日額がそのままずれます。
5. 2の定年で年齢と継続雇用の希望を書かない。定年年齢を「（定年　歳）」に記載し、継続雇用の希望の有無に応じて該当事項に○、希望していた場合は2のａ〜ｃに○、ｃ（その他）なら具体的理由まで書きます。定年後の継続雇用が有期契約で、その満了により離職した場合は2ではなく3の①又は②です。
6. 賃金計算が未処理という理由で期限を超える。前述のとおり期限内提出が優先です（「注意」2(10)）。届出遅延は離職者の受給開始を遅らせるだけで、会社に得はありません。
7. 助成金への波及を見落とす。1人以上の被保険者を事業主都合により解雇（勧奨退職、解雇予告を含む）させた事業主、または事業所の被保険者の一定割合以上の特定受給資格者を発生させた事業主は、雇入れ関係助成金が支給されないこととなります（「注意」末尾）。⑦欄で4の(1)や4の(3)を選ぶ判断は、採用系助成金の計画と必ず突き合わせてください。

提出までの手順を順番に並べると

1. 離職日を確定し、④欄に記入する。資格喪失届も同時に用意する。
2. 賃金台帳・労働者名簿・出勤簿から、⑧〜⑫欄に必要な過去12か月分（高年齢被保険者は6か月分）を抜き出す。
3. ⑧欄の喪失応当日を計算し、各段の⑨欄の基礎日数が11日以上か、または80時間以上かを確認する。
4. ⑩欄を賃金締切日ベースで区切り、⑪欄・⑫欄を埋める。休業手当や未払があれば⑬欄、特別の賃金があれば⑭欄に書く。
5. ⑦欄で主たる離職理由を1つ選び、空欄と選択項目を埋め、具体的事情記載欄（事業主用）に経緯を書く。
6. 離職する日までに離職者本人に⑦欄の内容を確認させ、⑮欄・⑯欄に記載させる。
7. 離職理由を確認できる資料を持参し、資格喪失届に添えて事業所管轄の公共職業安定所へ提出する（離職した翌々日から10日以内）。
8. 交付された離職票－1・離職票－2は直ちに離職者本人に交付し、離職票－2の裏面の注意事項を読んで⑦欄・⑰欄に記載し、住所地管轄の安定所で速やかに手続きするよう説明する。

離職票を渡したあと本人が踏む手続きを確認しておく

離職理由の区分ごとに、会社側の手間はどう違うか

労災で休業していた従業員の退職なら労災 休業補償給付 様式第8号の書き方、退職者の求職活動の相談を受けたら求職活動実績の書き方が使えます。2026年10月以降の制度変更とまとめて確認したい場合は2026年10月から変わる制度の総まとめを見てください。

提出前に、この6点はそろっていますか

担当者からよく出る疑問

提出後にやること

離職票－1・離職票－2が交付されたら、直ちに離職者本人に交付します。退職者からの問い合わせは「いつから振り込まれるのか」に集中するので、離職区分と給付制限の関係を上の表で確認した上で、判定はハローワークが行うと伝えるのが安全です。会社側は、⑦欄で4の(1)（解雇）や4の(3)（希望退職の募集又は退職勧奨）を選んだ場合に採用系助成金が使えなくなる可能性を、採用計画の担当者に共有してください。自社で次に使える制度を洗い出すなら支援制度の診断ページから始めるのが早いです。

最終更新：2026年9月2日

出典

• 厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」https://www.mhlw.go.jp/content/000763185.pdf
• 厚生労働省「雇用保険に関する業務取扱要領」（52203 正当な理由がない自己の都合による退職の認定基準／52205-1 法第33条の給付制限期間）https://www.mhlw.go.jp/content/001730829.pdf
• 厚生労働省「雇用保険に関する業務取扱要領」第10 離職票の交付（21454 離職証明書記載要領及びその指導／21503(3)ロ(ハ) 離職区分）https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/koyouhoken/data/dl/toriatsukai_youryou_d.pdf
• 厚生労働省「雇用保険に関する業務取扱要領」目次・全編https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/koyouhoken/data/toriatsukai_youryou.html
• ハローワークインターネットサービス「基本手当の所定給付日数」https://www.hellowork.mhlw.go.jp/insurance/insurance_benefitdays.html
• ハローワークインターネットサービス「特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲の概要」https://www.hellowork.mhlw.go.jp/insurance/insurance_range.html
• ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」https://www.hellowork.mhlw.go.jp/insurance/insurance_procedure.html
• 厚生労働省「令和7年4月以降に教育訓練等を受ける場合、給付制限が解除され、基本手当を受給できます」https://www.mhlw.go.jp/content/001441564.pdf
• 厚生労働省「令和6年雇用保険制度改正（令和7年4月1日施行分）について」https://www.mhlw.go.jp/content/11601000/001293213.pdf